WI-CA-017 การรับวางบิลจ่ายชำระเงินและเงื่อนไขการวางบิล

No.

รายละเอียด

Vendor, จดหมาย, FAX

บัญชีเจ้าหนี้

ผู้รับผิดชอบ

จุดควบคุม

Work Indicator

เกณฑ์

1

รับเอกสารธุรกรรมต่างๆ

ชุดวางบิลจาก Vendor (ใบวางบิล และอื่นๆ ถ้ามี เช่น ใบกำกับภาษี/สำเนา,ใบส่งสินค้า,สำเนา P/O,ใบเสร็จรับเงิน)

พนักงานบัญชีเจ้าหนี้-จ่าย

ความครบถ้วนของเอกสารต่างๆ

2

ตรวจสอบเอกสารใบวางบิลกับรายการเจ้าหนี้คงค้างในระบบ

หากเอกสารจำนวนไม่ถูกต้อง, สินค้ามีปัญหามาไม่ครบ,ราคาไม่ถูกต้อง แจ้งจนท.วางบิลของ

VDทราบทันที  กรณีได้รับ

จดหมายให้ติดต่อกับ VD โดยทำเอกสารเป็นลายลักษณ์อักษรทุกครั้ง

หากมีใบรับสินค้าไม่ได้ตั้งเจ้าหนี้ในระบบ จะแจ้งให้บัญชีเจ้าหนี้ทราบเพื่อตั้งหนี้ในระบบให้ถูกต้อง

พนักงานบัญชีเจ้าหนี้-จ่าย

เอกสารตั้งเจ้าหนี้ในระบบ

ถูกต้องและครบถ้วนตรงกับรายการที่ Vendor แจ้ง

3

ออกใบรับวางบิลให้กับ Vendor ที่มาวางบิลเองที่บริษัทฯ หรือลงทะเบียนคุมเอกสารวางบิลที่ได้รับทางจดหมายหรือ FAX

พนักงานบัญชีเจ้าหนี้-จ่าย

ความครบถ้วนของชุดรับ

วางบิลจาก vendor 

4

ตรวจสอบเอกสารตั้งเจ้าหนี้เพื่อจัดทำชุดวางบิล ดังนี้
  1. Invoice/ใบส่งสินค้า
  2.ใบตรวจรับสินค้าเข้าคลัง
  3. กรณีรับเข้าครั้งที่ 1-ชุดใบ P/O  (P/O, ใบเสนอซื้อ, ใบBack order)
  4.ใบเสร็จรับเงิน(ถ้ามี)
  5.ใบลดหนี้, ใบส่งคืนสินค้า
  6. ใบเพิ่มหนี้
  7. อื่นๆ เช่น ใบแจ้ง rebate,ใบหักภาษี ณ ที่จ่าย

พนักงานบัญชีเจ้าหนี้-จ่าย

ชุดวางบิลมีเอกสารครบถ้วน

No.

รายละเอียด

Vendor, จดหมาย, FAX

บัญชีเจ้าหนี้

ผู้รับผิดชอบ

จุดควบคุม

Work Indicator

เกณฑ์

5

ตรวจสอบรายละเอียดของเอกสารตั้ง

เจ้าหนี้  
    - ใบตรวจรับมีลายเซ็นต์รับสินค้า

ครบถ้วน
    - ใบ PO มีลายเซ็นต์ผู้อนุมัติ
    - สินค้า Passส่ง และ SPO ตรวจสอบการเปิดบิลขายครบถ้วนทั้งจำนวน และราคาไม่ขาดทุน

กรณีได้รับสินค้าขาดจำนวน หรือราคาไม่ถูกต้องและยังไม่ได้รับใบลดหนี้ ให้ทำจดหมายแจ้ง Vendor ให้ออกใบลดหนี้ให้กับบริษัทฯ

พนักงานบัญชีเจ้าหนี้-จ่าย

6

จัดทำชุดวางบิล (เอกสารในข้อ 4,จดหมายติดต่อ Vendorในข้อ 5) จัดเรียงตามวันที่ก่อนไปวันที่หลัง แยกชุดวางบิลตามเครดิตเทอม, และดีดกระดาษคำนวณตามจำนวนเงินที่จะ

ชำระ จากนั้นบันทึกใบวางบิลในระบบBC แล้วส่งให้ผู้จัดการตรวจสอบต่อไป 

(พร้อมรายงานทำวางบิลประจำวัน)

พนักงานบัญชีเจ้าหนี้-จ่าย

จัดทำชุดวางบิลภายใน 5 วัน นับจากวันรับวางบิล ชุดที่มีปัญหาอยู่ระหว่างติดต่อกับ Vendor ให้จัดทำให้แล้วเสร็จภายใน 7 วัน 

 ตรวจสอบจากรายงานการรับวางบิลประจำวัน

 ไม่เกิน 5 ราย/เดือน

7

จัดทำรายงานสรุปการรับวางบิล, จัดทำใบวางบิล และใบจ่ายเงินล่วงหน้าคงค้างประจำสัปดาห์ แยกตาม aging ส่งผู้จัดการส่วน

พนักงานบัญชีเจ้าหนี้-จ่าย

สรุปสถานะการรับวางบิลทุกสัปดาห์

8

ตรวจสอบรายงานใบจ่ายเงินล่วงหน้า และดำเนินการตามข้อ 4

พนักงานบัญชีเจ้าหนี้-จ่าย

จัดทำชุดวางบิลภายใน 1 สัปดาห์ นับจากวันจ่ายเงินล่วงหน้า
ยกเว้น ชุดที่มีปัญหายังไม่ได้รับสินค้า ให้รายงานผจก.ทุกสัปดาห์

 ขอไปตรวจสอบ

กับแแผนกบัญชี

กลุ่มเจ้าหนี้

เครดิตการชำระเงิน

PR

PO

BC

RV

IV

อื่น ๆ เพิ่มเติม

เจ้าหนี้กลุ่ม  SCG

• เงินสด 1วัน

• เงินเชื่อ 30-60 วัน

• ตั๋วแลกเงิน 75 วัน

• สินค้าบริการ,สั่งทำ,สั่งติดตั้ง สด 1 วัน

• สินค้าบริการ,สั่งทำ,สั่งติดตั้ง  30  วัน

⤫

⤫

⤫

⤫

⤫

⤫

⤫

⤫

⤫

⤫

⤫

⤫

⤫

⤫

สินค้า Pass ส่ง

• เลขที่บิลขาย

• ตรวจกำไร-ขาดทุน

• DP เซ็นต์รับหน้างาน

เจ้าหนี้การค้าเชียงใหม่ ,กรุงเทพและต่างจังหวัด

• เงินสด 1 วัน

• เงินเชื่อระยะสั้น 3-15 วัน

• เงินเชื่อ 30-60 วัน

• สินค้าบริการ,สั่งทำ,สั่งติดตั้ง 7-30 วัน

⤫

⤫

⤫

⤫

⤫

⤫

⤫

⤫

⤫

⤫

⤫

⤫

⤫

⤫

⤫

สินค้าติดตั้ง,บริการ,สั่งทำ

• ใบตรวจรับงานของลูกค้า

• เปิดบิลขาย

เจ้าหนี้สินค้าฝากขาย

• ชำระเงินเมื่อได้ขาย

⤫

⤫

⤫

⤫

สินค้าฝากขาย

• เลขที่บิลขาย

• รายงานขายสินค้า

• ตรวจสอบกำไร-ขาดทุน

เจ้าหนี้ค่าใช้จ่าย

• เงินสด

• เงินเชื่อระยะสั้น 3-15 วัน

• เงินเชื่อ 30-60 วัน

⤫

⤫

⤫

⤫

⤫

⤫

ประเภทเครดิต

วันรับวางบิล

การจ่ายเงิน

จุดควบคุม

เจ้าหนี้ซื้อสด SCG 1 วัน

ทุกวันจากระบบSAP

ภายใน 15.00 น.

มี PO ครบก่อน 10.00 น.

ยังไม่ได้รับสินค้าให้ทำจ่ายล่วงหน้า

เจ้าหนี้ซื้อสด SCG สำหรับ สินค้าบริการ, สั่งทำ, สั่งติดตั้ง สด 1 วัน

ทุกวันจากระบบ SAP

ภายใน 15.00 น.

มี PO ครบก่อน 10.00 น. และ

มีใบตรวจรับงานที่ลูกค้าเซ็นรับ

เจ้าหนี้ซื้อสดทั่วไป 1 วัน

ทุกวัน

เว้นวันพุธ

วางบิลด้วย PO ล่วงหน้า 1 วัน 

กรณียังไม่ได้รับสินค้าทำจ่ายล่วงหน้า

เจ้าหนี้ซื้อสด, ค่าใช้จ่าย, ค่าขนส่ง  3-15 วัน

วางบิลวันเสาร์-อังคาร

รับเงินทุกวันศุกร์

มี PO, ใบรับเข้า, Invoice

เจ้าหนี้ซื้อเชื่อ 30 วันขึ้นไป

วันที่ 1-10 ของเดือน

วันที่ 20 เป็นต้นไป

มี PO, ใบรับเข้า, Invoice กรณี Pass ส่งมีการเปิดบิลขาย

เจ้าหนี้ซื้อด้วยตั๋ว SCG 75 วัน

ทุกวันจากระบบ SAP

ทำจ่ายล่วงหน้าภายใน 3 วันนับจากวันรับวางบิล

มี PO เซ็นต์อนุมัติแล้วภายในสิ้นวันของวันที่แจ้งหนี้

เจ้าหนี้ซื้อสด SCG 1 วัน

แก้ไขทันทีและส่งให้ภายใน 12.00 น.

ต้องทำการโอนเงินภายใน 15.00 น.

เจ้าหนี้ซื้อสดทั่วไป 1 วัน

แก้ไขทันทีและส่งให้ภายใน 12.00 น.

ต้องส่งให้ผู้บริหารระดับสูงเซ็นต์เช็คมีความเสี่ยงจ่ายที่จะจ่ายไม่ได้หากไม่มีท่านใดอยู่

เจ้าหนี้ซื้อสด, ค่าใช้จ่าย, ค่าขนส่ง  3-15 วัน

1 วันนับจากวันเซ็นต์รับเอกสารเพื่อแก้ไข

เจ้าหนี้ซื้อเชื่อ 30 วันขึ้นไป

2 วันนับจากวันเซ็นต์รับเอกสารเพื่อแก้ไข

เจ้าหนี้ซื้อด้วยตั๋ว SCG 75 วัน

1 วันนับจากวันเซ็นต์รับเอกสารเพื่อแก้ไข