JD-CA-005 พนักงานแผนกการเงินรับ

ชื่อตำแหน่ง(ไทย)

พนักงานแผนกการเงินรับ

ชื่อตำแหน่ง(อังกฤษ)

Cashier Payment Staff

แผนก

การเงิน-สินเชื่อ

ฝ่าย

การเงิน-สินเชื่อ บัญชี

ผู้บังคับบัญชา

หัวหน้าแผนกการเงิน

ระดับตำแหน่งงาน

G3

1. ทำการรับชำระหนี้ และออกใบเสร็จรับเงินให้กับลูกค้า

2. ทำการรับขวัญของรางวัล /เงินจากรายได้อื่นๆ /เงินรับมัดจำ ของบริษัทฯ

3. จัดทำรายงานสรุปผลการรับเงินประจำวันทั้งหมดนำส่งผู้บริหาร

4. จัดทำใบนำฝากเงินสด, ใบนำฝากเช็คครบกำหนด  เพื่อนำฝากเข้าบัญชีบริษัทฯ

5. ทำการผ่านเช็ครับ,บันทึกเช็คคืนในระบบให้ถูกต้อง

6. ทำการประสานงานติดต่อกับธนาคารที่เกี่ยวข้องกับการรับเงิน - จ่ายเงินผ่านธนาคาร

7. ทำการรับวางบิลจากเจ้าหนี้ที่วางบิลเองที่บริษัท

8. รักษาเงินสดย่อย

9. เช็คเงินโอนตามสลิปธนาคาร ที่ทางแผนกสินเชื่อ หรือลูกค้าส่งมาชำระค่าสินค้า และทำการรับชำระเงินในระบบ

10. ทำการรวบรวม PO ประจำวันของแผนกจัดซื้อ เพราะตรวจสอบและบันทึกความครบถ้วนในระบบ BC

11. ดูแลสมุดบัญชี เอ็กซ์เปิร์ท เพ้นท์ พร้อมทั้งทำการเบิกจ่าย กรณีที่มีลูกค้าโอนเข้ามา เพื่อชำระค่าสินค้าให้ทาง บจก.นพดลพานิช (กรณีที่ขายให้ราชการ)

งานด้าน (Key Responsibilities)

กิจกรรมหลัก (Key Activities)

ผลที่บริษัทคาดหวัง

1. ทำการรับชำระหนี้ และออกใบเสร็จรับเงินให้กับลูกค้า

1.ได้รับใบวางบิลจากสินเชื่อที่นำมาฝากไว้กรณีลูกค้ามาชำระเงินเอง (ทางสินเชื่อจะบันทึกเงื่อนไขนี้ไว้ในระบบ BC แล้ว)

• ตรวจสอบใบวางบิลและดูรายละเอียดเลขที่ใบกำกับภาษีที่ค้างจ่ายในใบวางบิลนั้น สอบถามลูกค้าว่าจะชำระยอดใดบ้าง 

• แจ้งยอดเงินและรับเงินจากลูกค้า
  (บัตรเครดิต เงินสด เช็ค เงินโอน คูปอง เป็นต้น)

• ทำการออกใบเสร็จ ส่งให้ลูกค้า

2. กรณีที่พนักงานเก็บเงินออกไปเก็บมานำส่งให้ 

• ตรวจสอบชุดรับเงินประกอบด้วย ใบเสร็จรับเงินชั่วคราว ใบวางบิลลูกค้าเงินที่รับจากลูกค้าทั้งหมด 

• ตรวจนับเงิน/ความถูกต้องของเช็คตรงกับใบเสร็จชั่วคราว 

• ทำการออกใบเสร็จจริงจากระบบ BCและเขียนเลขที่ใบเสร็จจริงลงในใบเสร็จชั่วคราว (เป็นการควบคุมภายในว่าแผนกการเงินได้รับเงินครบถ้วนจากพนักงานเก็บเงินแล้ว)นำมาคัดแยก กรณีเช็คจ่ายล่วงหน้ายังไม่ส่งให้ลูกค้า จนกว่าเช็คจะผ่าน กรณีชำระด้วยเงินสดให้ส่งใบเสร็จรับเงินให้กับลูกค้าโดยผ่านพนักงานเก็บเงินหรือพนักงานขาย หรือจัดส่งทางไปรษณีย์ต่อไป 

3.กรณีลูกค้าโอนเข้าบัญชี / ตัดบัญชีระหว่างกัน 

• ทางแผนกสินเชื่อจะแจ้งยอดเงินโอนของลูกค้าพร้อมส่งใบวางบิล 

• ปฏิบัติทำการตรวจสอบเหมือนเดิม

• ทำการออกใบเสร็จรับเงินให้กับลูกค้าโดยผ่านพนักงานเก็บเงินหรือพนักงานขาย หรือจัดส่งทางไปรษณีย์ต่อไป 

4.ใบเสร็จรับเงินที่คัดแยกไว้กรณีชำระด้วยเช็คล่วงหน้า เมื่อเช็คผ่านแล้วนำส่งให้ลูกค้าต่อไป 

รับเงินสด-เช็ค , เงินโอนได้ถูกต้องครบถ้วน

2. ทำการรับของขวัญของรางวัล /เงินจากรายได้อื่นๆ /เงินรับมัดจำ ของบริษัทฯ

1.กรณีรับของรางวัล

• ได้รับการแจ้งจากฝ่ายจัดซื้อด้วยเอกสารของเจ้าหนี้เช่น ใบหัก ณ ที่จ่าย ใบรับของรางวัล (ขอดูของรางวัลก่อนทำ) 

• บันทึกรับของรางวัลในระบบ BC และเซ็นผู้จัดทำส่งให้แผนกจัดซื้อเซ็นในช่องผู้ตรวจสอบ ผู้บริหารเซ็นรับในช่องผู้รับของรางวัล 

• นำส่งเอกสารที่ครบถ้วนให้แผนกบัญชี ตรวจสอบต่อไป 

2.รับเงินรายได้อื่นๆ 

• ทำการนับเงินที่รับลงบัญชีรายได้ให้ถูกต้อง 

• ออกใบเสร็จรับเงิน ตามหัวเอกสารของการรับเช่น ORT= บันทึกรับรายได้อื่นๆของบริษัท  ORN = บันทึกรับรายได้ส่วนตัวผู้บริหาร เป็นต้น 

3.การรับเงินมัดจำ/เงินค้ำประกันการซื้อสินค้า/เงินประกันพนักงาน 

• นับเงินและตรวจสอบเงินที่รับ

• บันทึกการรับเงินโดยเลือกหัวเอกสารให้ถูกต้องเช่น IDV = เงินรับมัดจำ ADC = เงินค้ำประกัน ADI = เงินประกันพนักงาน เป็นต้น

• ออกใบเสร็จส่งให้ผู้จ่ายเงินต่อไป 

รับเงินสด-เช็ค , ได้ถูกต้องครบถ้วน

3. จัดทำรายงานสรุปผลการรับเงินประจำวันทั้งหมดนำส่งผู้บริหาร

1. รายงานการนำส่งเงินประจำวันจากการรับชำระหนี้ 

2.รายงานเช็คครบกำหนดประจำวัน 

3.รายงานรับเช็คประจำวันแยกเช็คตามธนาคาร

รับเงินสด ,เช็ค,เงินโอน ถูกต้องตรงตามเอกสารการรับชำระหนี้

4. จัดทำใบนำฝากเงินสด, ใบนำฝากเช็คครบกำหนด  เพื่อนำฝากเข้าบัญชีบริษัทฯ

1. จัดทำใบนำฝากตามรายงานเช็คครบกำหนดประจำวันซึ่งระบุเลขที่บัญชีที่จะต้องนำฝากไว้แล้ว

2. ส่งให้ผู้บริหารแนบต้นฉบับเช็คที่ผู้บริหารเก็บไว้

3. จัดทำใบเพย์อินเงินสดแนบกับเงินที่นำส่งให้ผู้บริหารเข้าเซฟเพื่อนำฝากในวันทำการรุ่งขึ้น

นำฝากเช็ค , เงินสดเข้าบัญชีบริษัทอย่างถูกต้อง

5. ทำการผ่านเช็ครับ,บันทึกเช็คคืนในระบบให้ถูกต้อง

1. ปริ้น Statement จากระบบออนไลน์และนำมาผ่านเช็ครับตามใบนำฝาก

2. กรณีเช็คคืน บันทึกสถานะจากเช็คผ่านเป็นเช็คคืนในระบบและทำการลงบันทึกใบแจ้งเช็คคืนส่งให้แผนกสินเชื่อเพื่อติดตามกับลูกค้าและเรียกต้นฉบับเช็คคืนจากธนาคารพร้อมกับปริ้นรายงานเช็คคืนส่งให้ผู้บริหารได้รับทราบต่อไป

ผ่านเช็ครับถูกต้องตาม Statement

6. ทำการประสานงานติดต่อกับธนาคารที่เกี่ยวข้องกับการรับเงินผ่านธนาคาร - จ่ายเงินผ่านธนาคาร

1. การนำฝากเงินสด เช็ค แลกเงินทอน และขอแบบฟอร์มใบเพย์อิน แบบฟอร์มใบถอนเงิน สลิปม้วนบัตรเครดิต การอัพเดทสมุดบัญชีทั้งของบริษัทและส่วนตัว

2. ประสานงานกับเจ้าหน้าที่ธนาคารกรณีเงินขาดเกินจากการนำฝากประจำวัน

3. จ่ายเงินผ่านธนาคาร เช่น ชำระบัตรเครดิตผู้บริหาร ,ชำระเจ้าหนี้ผ่านBill Payment ,ชำระประะกันชีวิตของผู้บริการ และค่าใช้จ่ายอื่นๆของบริษัท ที่ชำระผ่านเช็ค 

7. ทำการรับวางบิลจากเจ้าหนี้ที่วางบิลเองที่บริษัท

เจ้าหนี้ที่วางบิลเองที่บริษัท ตรวจสอบความครบถ้วนของเอกสาร และเซ็นรับวางบิล 

8. รักษาเงินสดย่อย

1. รักษาเงินสดย่อยตามวงเงินที่ได้รับมอบหมาย

• วงเงินบริษัท 30000 บาท
  

2. ทำการจ่ายเงินสดย่อยตามใบเบิกเงินสดย่อยและตรวจสอบใบเสร็จที่ประกอบการเบิกให้ครบถ้วน/ใบเบิกค่าแถบสี/ใบเบิกเงินทดรองจ่าย ที่ได้รับการอนุมัติแล้ว

3. ทุกวันเสาร์สรุปบัญชีเงินสดย่อยเพื่อตั้งเบิกเงินชดเชยวงเงินโดยการสรุปชุดตั้งเบิกส่งให้กับผู้อำนวยการการเงินตรวจสอบเพื่อสั่งจ่ายเงินต่อไป

9.  เช็คเงินโอนตามสลิปธนาคาร ที่ทางแผนกสินเชื่อ หรือลูกค้าส่งมาชำระค่าสินค้า และทำการรับชำระเงินในระบบ

ทำการเช็คเงินโอนที่ลูกค้าแจ้ง หรือทางสินเชื่อส่งมาให้ ตรวจสอบสลิปเงินโอน และปริ้นสเตทเม้นท์แนบ ทำการตรวจสอบแนบกับชุดวางบิล  เพื่อนำมารับชำระในระบบ

10. ทำการรวบรวม PO ประจำวันของแผนกจัดซื้อ เพราะตรวจสอบและบันทึกความครบถ้วนในระบบ BC

ทำการรวบรวบ PO ของแผนกจัดซื้อที่จะต้องส่งในวัดถัดไปเพื่อตรวจสอบและบันทึกความครบถ้วนในระบบ BC และส่งให้ แผนกการเงินแนบใบรับเข้าละตั้งหนี้ต่อไป

เรื่อง (Item)

ระดับอำนาจอนุมัติ (Amount/Authorized level)

อนุมัติได้เอง

(Own Decision)

ต้องขอคำแนะนำ

(Consulted  by  Superior)

นำเสนอผู้บังคับบัญชา

(Superior  Approval)

หน่วยงาน/ตำแหน่งงานที่ติดต่อ

เรื่องที่ต้องติดต่อ

ความถี่

แผนกขายส่ง

การรับเงินจากการขายเก็บเงินปลายทาง

ทุกวัน

แผนกบัญชี

การค้นเอกสารที่บันทึกบัญชีไปแล้ว

บางครั้ง

ลูกค้า

การรับชำระหนี้จากลูกค้า

ทุกวัน

ธนาคารและสถาบันการเงิน

นำฝากเงินสด นำฝากเช็ค

ทุกวัน

เจ้าหนี้

รับเงินส่วนลดและโบนัส

บางครั้ง

แผนกจัดซื้อ

รวบรวม PO และตรวจสอบ

ทุกวัน 

      ปริญญาตรีขึ้นไป-ด้านการเงิน-การบัญชี

      มีประสบการณ์ด้านการเงินและการบัญชีอย่างน้อย 1 ปี

ความรู้

(Knowledge)

ทักษะ

(Skills)

ความสามารถด้านความคิด/บุคลิกภาพ

(Mental Abilities/Personalities)

- มีความรู้ด้านบัญชีลูกหนี้หรืองานด้านแคชเชียร์

- มีความรู้เรื่องระบบบัญชีการเงินบริษัท

- คอมพิวเตอร์โปรแกรม Microsoft Office

- พิมพ์ดีดภาษาไทย, ภาษาอังกฤษ ได้คล่อง

- ความละเอียดรอบคอบ

 - ความรับผิดชอบและซื่อสัตย์

 - การสื่อสาร/การประสานงาน

 - มีความอดทนสูงและขยัน

-   กระตือรือร้นและมนุษย์สัมพันธ์ดี

- เคยใช้โปรแกรมสำเร็จรูป BC Account หรือโปรแกรมสำเร็จรูปอื่นๆ

- ไม่เป็นบุคคลที่มีหนี้สินล้นพ้นตัว

- ไม่มีประวัติความผิดทางด้านการเงิน

ผู้จัดทำ

(Prepare By)

ผู้อนุมัติ

(Approved  By)

ผู้ดำรงตำแหน่ง

(Acknowledged  By)

(…..........................................)

วันที่........../........./..........

(…..........................................)

วันที่........../........./..........

(…..........................................)

วันที่........../........./..........